Disponibilidad a tiempo real
de los datos de los colaboradores
de los datos de los colaboradores
Arquitectura Cloud y carga automatizada de datos con AWS Lambda para Recursos Humanos
GRIO, es la oficina de inversiones del Grupo Romero, una transnacional peruana conformada por 14 empresas de distintos sectores. Tiene presencia en más de 20 países y es reconocido como uno de los grupos económicos más importantes y sólidos del Perú.
El objetivo de GRIO es crear valor invirtiendo los recursos del Grupo, a través de la asignación estratégica de capital y talento, tanto de las empresas actuales como para potenciales nuevos negocios, y el monitoreo de las inversiones del Grupo por medio de directorios y comités.
Grupo Romero Investment Office S.A
Administración de Recursos Humanos
Los colaboradores de GRIO cuentan con una aplicación de beneficios en donde pueden visualizar información relevante sobre sus beneficios corporativos, así como sus condiciones de trabajo tales como planes de salud, tipos de seguro, entre otros. Durante un tiempo, los usuarios tenían dificultades para utilizar esta herramienta debido a que sus perfiles no contaban con los requisitos necesarios a pesar de que este no era el caso. Esto ocurrió debido a que cada empresa de Grupo Romero manejan sus propios planes de Salud con códigos diferentes; más aún algunas de estás cuentan con sus propios sistemas y códigos, los cuales no estaban integrados. Esto ocasionaba desfases en la calidad de los datos, por lo que la aplicación de beneficios no podía brindar información confiable, actualizada ni en tiempo real.
Si bien, se trató de solucionar el problema por medio del traslado de la información mediante tareas manuales, estó significaba la excesiva dependencia de las herramientas ofimáticas, tales como manejo de excell; pero esto no resolvía el problema de fondo. Para GRIO, continuar con esta situación significaba tener un impacto negativo en la estrategia de engagement con su colaborador, teniendo la posibilidad de fugas de talento y mal clima laboral.
Bajo este contexto, Protecso realizó un análisis completo de la situación, proceso, actores y aplicaciones involucradas; identificando brechas de comunicación de datos entre aplicaciones así también como parámetros heterogéneos para identificar el mismo dato.
Una vez identificado y aterrizados los objetivos del negocio y las necesidades críticas, Protecso propuso una solución que automatice toda la gestión de la información con flexibilidad; poniendo a disposición, de forma diaria y oportuna, la data de más de los 25 000 colaboradores y sus respectivos planes de Salud para que puedan ser disponibilizados en la aplicación de beneficios.
Se implementó una arquitectura escalable y robusta, aprovechando al máximo los componentes nativos de la nube AWS, de forma transversal usando seguridad basada en Cognito.
La arquitectura cuenta con los siguientes componentes:
1. Cargas automáticas desde SAP: Se realizó la automatización de las cargas de los distintos dominios de información de RR.HH de los colaboradores de más de 10 empresas de la corporación a las que GRIO brinda servicio. Para esto, se utilizaron los componentes de la nube AWS para obtener, de forma periódica y programada, interfaces con datos estructurados que de manera automática se almacenan en S3 y se comunican a través de los Lambdas.
2. Construcción y despliegue del Middleware: Se construyó de forma nativa un Middleware, el cual permite la integración entre las cargas automáticas del SAP con la aplicación de beneficios. De igual manera, se construyó un módulo de administración del Middleware que brinda la flexibilidad tanto al equipo de Soporte como al equipo de Administración – Usuario, para darle seguimiento de forma visual a sus cargas de información. Asimismo, puedan editar y actualizar información relevante mediante una data entry para finalmente disponibilizarla a los distintos canales de consumo de los colaboradores, por ejemplo, su aplicación de beneficios. Para esto, utilizaron servicios de SPA para el Frontend, así como Lambda para la comunicación con la base de datos no relacional DynamoDB.
Gracias a la solución desplegada, GRIO redujó sus costos al implementar una arquitectura Serverless, que permite el pago por consumo o uso de los servicios de AWS, ahorrando entre un 30% a 40%. Asimismo, se generaron 0 costos por licenciamiento de SAP al implementar un mecanismo que no impacta en el esquema, reduciendo la dependencia futura de datos.
Además, se redujó el riesgo y errores en el proceso de información al incluir el mecanismo de data entry, asegurándose que los diferentes códigos sean interpretados de manera correcta, permitiendo unificar toda la información de los colaboradores. Esto significó, a su vez, una se reducción significativa del tiempo de carga operativa pasando a preparar la información de días a horas de forma diaria.
Finalmente, el despliegue y uso de esta solución impacto positivamente en el clima laboral del grupo, ya que la aplicación de beneficios brinda información confiable y en tiempo real de los colaboradores relacionados a sus planes de salud que les corresponde.
